Il corretto bilanciamento tra la riservatezza e la trasparenza è indispensabile in un contesto quale il condominio.

Infatti, se da un lato risulta necessario proteggere i dati personali relativi a inquilini, condomini e vari soggetti che frequentano l'edificio, dall'altro lato occorre rendere trasparenti le operazioni di gestione della cosa comune.

Al fine di rendere effettivo tale bilanciamento, il GDPR ha redatto un vademecum per il corretto utilizzo dei dati personali.

Riportiamo di seguito un riassunto della prima parte della guida, che si riferisce specificamente alle azioni che l'amministratore deve mettere in pratica per garantire, al contempo, privacy e trasparenza.

1. L'amministratore ha responsabilità in tema di privacy nel condominio?

Egli deve saper conciliare la necessità di trasparenza nella gestione condominiale e il diritto alla riservatezza dei singoli. L'assemblea può nominarlo anche formalmente Responsabile del Trattamento.

2. Quali sono i dati personali che possono essere trattati?

Le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione condominiale. In particolare, possono essere trattati dati anagrafici, indirizzi, quote millesimali di proprietà. Non possono, invece, essere trattati i dati contenenti informazioni strettamente personali (es. è single, è in vacanza, non verrà in assemblea"...)

3. L'amministratore può utilizzare i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail dei condomini?

Sì, se sono già indicati in elenchi pubblici o se l'interessato abbia dato consenso. Comunque, occorre sempre considerare il principio di proporzionalità, con particolare riferimento a frequenza e orari delle telefonate.

4. Si possono trattare dati sanitari o altri dati sensibili dei condomini?

Solo nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell'amministrazione del condominio. Ad esempio, se l'assemblea deve deliberare sull'abbattimento delle barriere architettoniche che rendono difficoltoso l'accesso a un condomino diversamente abile oppure qualora un condomino abbia subito dei danni negli spazi condominiali.

5. L'amministratore deve adottare misure particolari per la conservazione dei dati?

Egli deve conservarli sia in formato cartaceo sia in formato elettronico al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati.

6. L'amministratore deve comunicare i propri riferimenti anagrafici?

Sì, dati anagrafici e professionali, codice fiscale o, in caso di società, denominazione e sede legale. Generalità, domicilio e recapiti dell'amministratore devono essere affissi all'ingresso del condominio o nei luoghi di maggiore transito.