Il passaggio di consegne da un amministratore a un altro è un momento fondamentale per un condomìnio, in quanto il rispetto di tutte le procedure assicura una corretta gestione di esso da parte dell’amministratore subentrante.
Innanzitutto, occorre fare un passo indietro e rintracciare gli obblighi che gravano sull’amministratore previsti dal Codice Civile.
L’articolo 1130 comma 8, infatti, stabilisce che l’amministratore di condominio deve “conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio”.
Al momento della cessazione dall’incarico, come stabilisce l’art. 1129, comma 8 c.c.: “L’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi”.
In sintesi, dunque, il primo step della procedura in caso di passaggio di consegne tra amministratori prevede che l’amministratore uscente, che abbia correttamente conservato tutti i documenti inerenti il condominio, li consegni al nuovo amministratore.
In merito alle tempistiche di restituzione della documentazione, non ne viene fatta parola nel Codice Civile. Tuttavia, eloquente è un’Ordinanza del Tribunale di Firenze del 26 settembre 2017. Secondo il giudice fiorentino, entro 30 giorni i due amministratori (uscente ed entrante) devono fissare un incontro per organizzarsi sulla consegna dei documenti. In caso di ingenti quantità degli stessi, la consegna può avvenire in diversi momenti, entro tempi comunque accettabili.
È opportuno, inoltre, elaborare un atto scritto che accerti l’avvenuto passaggio di consegne ed elenchi tutti i documenti consegnati.
Tra i documenti da consegnare rientrano:
- verbali delle assemblee;
- regolamento condominiale;
- tabelle millesimali;
- codice fiscale del condominio;
- anagrafe condominiale;
- contratti di appalto;
- certificati di conformità degli impianti;
- documenti tecnici;
- documenti fiscali;
- assicurazione;
- fatture;
- documento di chiusura di cassa (con versamenti già eseguiti e ancora da eseguire).
Innanzitutto, il nuovo amministratore può richiedere un provvedimento d’urgenza (ex art. 700 C.p.c.) che intimi il vecchio amministratore a consegnare tutta la documentazione condominiale.
In caso di inadempienza, l’amministratore uscente può incorrere in sanzioni penali. Egli può essere accusato di reato di appropriazione indebita (art. 646 c.p.c.).
Il condominio stesso, in caso di mancata restituzione della documentazione, può agire in giudizio e richiedere la consegne.
A tal proposito, si legge nell’Ordinanza n.18185/2021 della Corte Suprema: “L’amministratore condominiale che sia cessato dall’incarico è tenuto a restituire tutta la documentazione in suo possesso ed afferente alla gestione condominiale, mediante riconsegna all’amministratore subentrante, ove l’assemblea abbia provveduto alla sua designazione, ovvero al singolo condòmino che gliene faccia richiesta nel caso di mancata nomina dell’amministratore”.
Il condominio che non riceva la documentazione può anche richiedere il risarcimento dei danni.
