In misura sempre maggiore, la tecnologia e la digitalizzazione stanno prendendo il sopravvento sugli strumenti analogici o cartacei. Anche il mondo condominiale sta entrando sempre più nell’era dell’online.
Sempre più condomini si dotano di un sito web, anche in conseguenza all’art. 71-ter della legge 220/2012, il quale sancisce che l’amministratore è obbligato a dotare il condominio di un sito internet qualora l’assemblea lo richieda con deliberazione a maggioranza dei presenti che rappresentano almeno la metà del valore dell’edificio.
Contribuiscono alle spese di creazione e gestione del sito tutti i condòmini, proporzionalmente ai millesimi di proprietà (dunque saranno i proprietari e non gli inquilini a pagare).
Secondo la norma, il sito internet ha la funzione di consentire ai condòmini la consultazione e l’estrazione della copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.
Numerosi sono i documenti pubblicabili al sito condominiale. Di seguito una lista esemplificativa:
- testo del regolamento condominiale
- tabelle millesimali
- registro di anagrafe condominiale
- registro di contabilità
- registro di nomina e revoca degli amministratori
- copia dei verbali delle assemblee
- preventivi di spesa
- documentazione relativa la conto corrente bancario o postale del condominio
- documenti riguardanti la manutenzione degli impianti condominiali
- comunicazioni dell’amministratore
- stato dei pagamenti delle quote condominiali
- bilancio preventivo e il rendiconto consuntivo
- recapiti dell’amministratore ed, eventualmente, dei tecnici (es. elettricista, idraulico, giardiniere) e dei condomini che hanno concesso l’autorizzazione alla loro pubblicazione
Inoltre, il sito internet potrebbe essere dotato di un blog, nella quale i condomini possono esporre richieste, lamentele e confrontarsi con l’amministratore e gli altri condomini o ancora di una sezione per il pagamento delle spese condominiali mediante carta di credito o PayPal.
In primo luogo, è senz’altro garantita una maggiore trasparenza dal momento che ciascun condomino ha accesso alla documentazione riguardante il condominio e delle attività dell’amministratore.
In secondo luogo, in caso di un sito internet interattivo, gli argomenti di interesse comune potrebbero essere sottoposti all’attenzione di tutti i condomini all’interno del blog in modo tale da facilitare la discussione.
Infine, in caso di un condominio costituito per lo più da seconde case, i proprietari che abitano lontani resterebbero costantemente aggiornati su ciò che accade.
Nella lista dei documenti pubblicabili al sito condominiale, ce ne sono certamente alcuni che trattano dati personali, come il registro di anagrafe condominiale o il riepilogo dello stato dei pagamenti.
Trattando dunque il sito informazioni personali, esso deve obbligatoriamente rispettare le regole della Privacy, garantendo i diritti ad essa connessi, come il diritto alla riservatezza.
Al fine di garantire il rispetto delle leggi sul trattamento dei dati personali, nella delibera condominiale dovranno essere esplicate le finalità del trattamento, il titolare del trattamento che coincide con il condominio, e dunque tutti i condomini, e il responsabile del trattamento che può essere l’amministratore o un terzo.
Il Garante della Privacy, comunque, ha ricordato che solo le persone autorizzate possono avere accesso ai documenti condominiali.
Di conseguenza, il sito sarà dotato di un’area pubblica di accesso pubblico, dove saranno riportati i dati non soggetti al trattamento, e di un’area riservata alla quale potranno accedere solo i condomini o i soggetti autorizzati. Dovranno pertanto essere previste delle specifiche procedure per garantire l’accesso sicuro ai documenti che trattano dati personali. All’area riservata, quindi, si potrà accedere mediante username e password e, per garantire ancora più sicurezza, potrà essere previsto un sistema di autenticazione a doppio fattore.
