Ai sensi dell’art. 1130 c.c., l’anagrafe condominiale è un registro che deve essere compilato e custodito dall’amministratore di condominio nel quale sono contenuti i dati più significativi degli appartamenti dello stabile e di coloro che vi abitano.

Tra i dati dell’anagrafe condominiale rientrano:

- le generalità dei singoli proprietari o degli inquilini: nome, cognome, codice fiscale, residenza o domicilio;
- i dati catastali di ogni unità immobiliare: sezione urbana, foglio, particella, subalterno, Comune;
- i dati relativi alla sicurezza delle parti comuni del fabbricato.

Lo scopo non è un’operazione di controllo o indagine da parte dell’amministratore, bensì è premettere a quest’ultimo di si svolgere più rapidamente i compiti che riguardano l’individuazione dei condomini (ad esempio il recapito dei solleciti di pagamento o delle convocazioni in assemblea).

I condomini devono comunicare entro 60 giorni eventuali variazioni di dati. In caso di inerzia, l’amministratore può procedere con l’invio di una raccomandata. Decorsi 30 giorni, egli può acquisirli in altri modi, tramite un visurista o un’agenzia investigativa. In questo caso le spese sono a carico del condomino inadempiente.

La mancata tenuta dei registri di anagrafe condominiale può comportare la revoca dell’amministratore di condominio. Infatti, ai sensi dell’art. 1129 c.c. è ammessa la revoca in casi di gravi irregolarità, elencate al comma 12 del medesimo articolo. L’elenco annovera fra i casi di gravi irregolarità l'inottemperanza agli obblighi di cui all'art. 1130, tra cui rientra, per l’appunto, la tenuta dei registri di anagrafe condominiale.

Sulla privacy e il diritto d’accesso all’anagrafe condominiale, facciamo riferimento all’art.11 d.lgs. 196/2033, secondo cui l’amministratore può utilizzare le informazioni personali al solo scopo di gestire efficacemente le parti comuni e i singoli condomini.

L’accesso a tali dati è consentito a tutti i condomini dello stabile ma non è consentito a terzi, ad eccezione di autorità amministrative o del Comune qualora fosse necessario ai fini di azioni specifiche, come per esempio di contrasto all’evasione fiscale.

Parte dell'Anagrafe Condominiale è il Registro Anagrafe Sicurezza (RAS) , un documento che contiene informazioni, dati, attestazioni e certificazioni concernenti le condizioni di sicurezza e previsti dalla normativa vigente in tema di Sicurezza. Tale fascicolo permette di individuare eventuali rischi o pericoli riguardanti le aree comuni del condominio, così che l'amministratore possa mettere in atto tutte le misure necessarie volte alla rimozione e/o alla riduzione dei rischi.

Il RAS prevede:

• Dichiarazione di conformità degli impianti condominiali: elettrico citofonico, televisivo (se centralizzato), elettronico (videosorveglianza, sistema di anti-intrusione), idrico, antincendio (se presente), sanitario (allacciamento alla fogna), adduzione GAS (parte condominiale), riscaldamento e climatizzazione (se centralizzato), protezione dalle scariche atmosferiche (se presente);
• Documentazione degli impianti sotto pressione (riscaldamento centralizzato, autoclave);
• Dichiarazione CE ai sensi della direttiva macchine relativa al cancello automatizzato;
• Certificazione Vigili del Fuoco (se prevista), CPI (Cert. Prevenzione Incendi), rinnovo CPI, eventuale SCIA;
• Certificato di conformità edilizia e agibilità;
• Libretto ascensore attestante il relativo collaudo con indicazione del numero di matricola;
• Documenti (impianto elevatore disabili) e Documentazione attestante le verifiche periodiche (dell’impianto ascensore);
• Documentazione di carattere chimico, fisico e batteriologico (in caso di presenza di serbatoio, cisterna o tubazione comune per l’adduzione dell’acqua potabile e gli impianti di riscaldamento centralizzati e di climatizzazione centralizzati);
• In caso di presenza di giardino con altalene o altri giochi per bambini, assicurarsi che i prodotti installati siano marcati CE;
• In caso di presenza di lavoratori subordinati (esempio: il portiere) provvedere alla documentazione e agli adempimenti previsti dal D.Lgs. 81/08;
• Documentazione relativa a eventuali interventi per la valutazione o la rimozione di amianto e Documentazione relativa ad eventuali interventi di manutenzione straordinaria eseguiti dal condominio e soggetti al coordinamento per la sicurezza.